Le saviez-vous ?
ETAPE N°2 : le traitement physique et intellectuel des documents
(Comment un document arrive sur les étagères de vos bibliothèques ?)
A sa réception, et avant sa mise à disposition dans les rayonnages ou dans les bacs, le document passe par plusieurs étapes :
Le traitement physiques des documents.
Une fois la réception et le pointage des documents de la commande effectués une vérification de l'état des documents est nécessaire.
Nous contrôlons que les document ne soit pas abîmés (pour les livres il arrive que certaines pages soient manquantes, déchirées, que des boîtiers soient cassés, des disques rayés… Certains livres arrivent même montés à l’envers !!!).
L’estampillage : cette partie consiste à apposer le tampon des bibliothèques de Sens sur des endroits définis selon le type de document, afin de signifier que les documents appartiennent désormais aux collections.
Les documents sont ensuite équipés de codes-barres, d’antivols, de couvertures et cotes.
Le traitement intellectuel des documents.
Le catalogage : C’est la description d’un document établie en fonction de normes précises communes à toutes les bibliothèques (on y indique le titre, l’auteur, l’éditeur, la taille, le nombre de pages, de minutes…), des mots-clefs lui sont aussi attribués pour faciliter la recherche dans le catalogue informatique de la bibliothèque. C’est la partie la plus longue du traitement des documents.
L’Indexation : C’est l’analyse de son contenu pour créer une cote en utilisant un ensemble de symboles comme des lettres, chiffres, sigles…. Pour faciliter le rangement et vous permettre de les retrouver sur les rayonnages.
Petite spécificité pour les revues et périodiques : Leur bonne gestion requiert deux opérations répondant aux doux noms de « bulletinage » et « dépouillement ».
Bulletinage
Il consiste à lister de façon systématique et chronologique les tomes, volumes et fascicules d’un périodique et de les rattacher à la notice descriptive.
Cela permet aux lecteurs de voir l’ensemble de la collection, si elle est complète ou comporte d’éventuelles lacunes et de rechercher plus précisément un numéro.
Ce bulletinage doit être mis à jour à chaque nouvelle parution.
On l’a longtemps fait sur des fiches papier à l’ancienne :
Ces informations sont maintenant enregistrées dans le catalogue informatisé et visibles sur le portail.
Dépouillement d’articles
Il ne suffit pas de conserver une revue, encore faut-il savoir ce qu’elle contient. Ainsi après l’avoir bulletinée, on peut la « dépouiller ». Cela permet de signaler dans le catalogue le sujet du numéro ou les articles susceptibles d’intéresser les lecteurs, qui pourront ensuite trouver l’information et demander le numéro qui les intéresse.
Pour cela on rédige une notice de dépouillement qui est rattachée à l’exemplaire de la revue :
